Interní komunikace, která funguje. Společnost Ontex, přední český výrobce moderních hygienických řešení, využívá zaměstnaneckou aplikaci MUNIPOLIS k propojení více než 850 zaměstnanců ve výrobě i kancelářích. Podle HR specialistky společnosti Ontex Nikol Tarasov, platforma zjednodušuje sdílení informací, usnadňuje zapojení kolegů do týmových procesů a podporuje propojení celého týmu. Díky tomu mají zaměstnanci pocit, že jsou vždy v obraze, ať už pracují na směnách, nebo v administrativě.
Vybrali jsme si MUNIPOLIS hlavně proto, že ze všech zvažovaných řešení nejvíce odpovídal našim reálným firemním potřebám. Zaujala nás šířka možností, které platforma nabízí a jak flexibilně se dá využít v rámci celé společnosti – ať už jde o interní oznámení, zapojování lidí nebo rychlou distribuci důležitých informací. Neméně podstatným faktorem pro nás byla také cena, která hrála velkou roli v konečném rozhodnutí. V součtu tedy zvítězil poměr funkčností a možností využití vůči nákladům – jednoduše nám dával největší smysl.
Dřív jsme komunikovali hlavně papírově – nejvíc přes nástěnky ve výrobních a skladových prostorech a také klasicky e-mailem. Fungovalo to, ale bylo to pomalejší a ne vždy se informace dostala ke všem v požadovaném čase, hlavně kvůli našemu směnnému provozu. Zavedením platformy MUNIPOLIS jsme komunikaci výrazně zrychlili, zatraktivnili a propojili napříč celou firmou.
Největší problém byl, že se informace často nedostala k provozním zaměstnancům včas – hlavně kvůli směnnému režimu. Když se důležité sdělení vyvěsilo na papírové nástěnky nebo odeslalo e-mailem, ne každý ho zachytil během své směny. Než se zpráva dostala ke všem, trvalo to i několik dní, v horších případech týdnů. Předávání informací jsme museli hodně řešit prostřednictvím vytížených vedoucích směn nebo osobním obvoláváním zaměstnanců, což bylo časově náročné a zbytečně zdlouhavé.
Pro zapojení zaměstnanců jsme využili kombinaci několika komunikačních kanálů – od informačních letáků a QR kódů na nástěnkách, přes krátké instruktážní video k aplikaci až po aktivní podporu vedoucích pracovníků a interní soutěže. Zaměřili jsme se hlavně na jednoduchost, srozumitelné návody a vysvětlení konkrétních výhod, které MUNIPOLIS přináší pro běžný provoz.
Velkou výhodou bylo, že řada zaměstnanců systém znala už ze svých obcí a samospráv, takže přechod na firemní verzi pro ně byl přirozený a rychlý. Díky postupné osvětě a tomu, že se platforma začala ihned využívat v praxi, se zapojila většina zaměstnanců napříč směnným provozem i administrativou.
V současné době je do MUNIPOLIS aktivně zapojeno cca 70 % našich zaměstnanců. Dnes už je platforma pevnou součástí našeho interního fungování a zaměstnanci ji využívají jako hlavní a nejrychlejší zdroj informací.
Využíváme soukromé skupiny ať už pro dané oddělení nebo pro určitou skupinu. Například máme soukromou skupiny pro sklad nebo naše Zaměstnanecké fórum.
Zaměstnanci oceňují hlavně rychlost a přehlednost informací. Místo toho, aby čekali na nástěnku nebo ústní předání, mají vše v telefonu na jednom místě.
Platforma jim tak výrazně usnadňuje orientaci v každodenním dění ve firmě. Pravidelně sbíráme zpětnou vazbu, ať už prostřednictvím interních dotazníků, osobních podnětů nebo reakcí v samotné aplikaci.
Odezva byla vždy velmi pozitivní. Zaměstnanci nejčastěji zmiňují, že díky MUNIPOLIS dostávají informace rychleji, nic jim neuniká a mají pocit, že jsou více „v obraze“, ať už pracují ve směnném provozu nebo v administrativě.
Aplikace nabízí komplexní přehled firemních informací a nástrojů na jednom místě. Zaměstnanci zde najdou například: podněty na vedení, podněty na trvalé zlepšování, soukromé skupiny pro jednotlivé týmy, bazárek, spolujízdu, objednávání obědů, sekci interní komunikace, kde jsou důležitá sdělení, oznámení a novinky, ankety, přihlášky na akce, fotogalerie a další praktický obsah. Platforma tak funguje jako jedno centrální místo pro komunikaci napříč organizací.
Z 95 % zprávy do aplikace, pak emaily např. do soukromých skupin. SMS pouze ve zcela výjimečných případech, kdy je nutné zajistit, aby informaci obdrželi opravdu všichni – například při mimořádné situaci.
Nové zaměstnance zapojujeme už při jejich nástupním dni. Dostanou od nás kompletní informace o tom, jak systém funguje, podepíší registrační formulář a rovnou je do platformy zaevidujeme. Díky tomu mohou aplikaci využívat už od prvního dne a mají okamžitý přístup ke všem důležitým informacím.
Mezi nejvíce využívané a nejoblíbenější funkce patří především ty, které zaměstnancům usnadňují každodenní fungování. Velký ohlas má přehled o svozové dopravě, který zaměstnanci používají prakticky denně. Stejně oblíbený je také bazárek, kde mohou rychle a jednoduše prodávat či nabízet věci mezi sebou.
Hodně využívaný je i rozpis směn, který umožňuje mít pracovní plán kdykoliv po ruce. Velkou přidanou hodnotu mají také soukromé skupiny, díky nimž mohou jednotlivá oddělení nebo směny komunikovat cíleně a bez zahlcení ostatních.
Tyto moduly patří dlouhodobě mezi funkce, které zaměstnanci hodnotí jako nejpraktičtější a nejpřínosnější.
Na implementaci zaměstnanecké aplikace MUNIPOLIS se podílela Nikol Tarasov ve spolupráci s kolegou Pavlem Frischem z HR oddělení společnosti Ontex.
MUNIPOLIS se výborně osvědčil například při rychlém informování o mimořádných provozních změnách – například ve chvíli, kdy jsme potřebovali před začátkem směny urgentně uvolnit část parkoviště a nechat ho prázdné. Díky cílenému rozeslání notifikace se informace k zaměstnancům dostala během několika vteřin. Situaci, která by dříve vyžadovala obcházení vedoucích na směnách nebo telefonování, jsme díky platformě vyřešili efektivně a bez zdržení.
Velmi si vážíme důvěry, kterou nám společnost Ontex projevila. Těší nás, že můžeme být součástí jejího každodenního fungování a přispívat k otevřenější komunikaci i silnějšímu propojení celého týmu. Zároveň děkujeme paní Nikol Tarasov z HR oddělení za ochotu a čas věnovaný rozhovoru.
