Pokud jste se rozhodli s občany komunikovat chytře, nastává fáze realizace. A přesto, že se mohou jednotlivé kroky definované v tomto článku zdát zřejmé, věnujte prosím pozornost každému z nich. Jen všechny dohromady totiž zaručí, že bude Vaše komunikace s občany maximálně efektivní.
Prvním krokem k zavedení chytré komunikace je samozřejmě výběr chytrého řešení. Definici SMART komunikace jsme popsali v jiném článku. V tuto chvíli tedy máte vybraný komunikační systém a zbývá už jen samotná instalace. Záleží na každé službě, jak tento proces funguje. Například u Mobilního rozhlasu stačí jen podepsat objednávku a o zbytek už se postaráme my. Založíme účet, připravíme registrační web i aplikaci a vytvoříme vám materiály pro sběr kontaktů.
Kontakty na jednotlivé občany jsou základem chytré komunikace. Základem těchto kontaktů je samozřejmě telefonní číslo a e-mail. Abyste však mohli posílat občanům skutečně jen zprávy, o které mají zájem, je důležité doplnit kontaktní údaje dalšími detaily. Důležité jsou typy zpráv, které chtějí občané dostávat, adresa, kde bydlí a jejich věk. Tak můžete kontaktovat seniory s jinými zprávami než teenagery a při haváriích a čištění ulic oslovit jen občany v okolí.
Systém i kontakty už máte, ale kdo se bude o komunikaci starat? Nemusíte mít strach, chytrá komunikace zabere jen pár minut týdně a s naším zaškolením ji zvládne téměř kdokoliv. Mobilní rozhlas obsluhuje v některých obcích sám starosta, jinde tajemnice, informatik nebo celá skupina tiskových mluvčí. Jakmile bude jasné, kdo je pověřená osoba ve Vaší samosprávě, stačí definovat její pravomoci. Díky funkci multiuživatel, kterou Mobilní rozhlas nabízí může například jeden odbor ovládat pouze fotohlášky Zmapujto, zatímco jiný pouze krizové SMS.
Doporučujeme si vytvořit takzvaný „harmonogram rozesílek“. Ten by měl jasně definovat, jakými komunikačními kanály předá administrátor konkrétní typ informace a komu ho pošle. Můžete si také vytvořit přímo kalendář rozesílek, pokud máte například kulturní akce naplánované dopředu. Administrátoři systému tak budou přesně vědět, co posílat. A pokud se naskytne krizová situace nebo mimořádná událost, můžete naplánované rozesílky vždy změnit, nebo přidat další. Chytré informování tak budete mít plně pod kontrolou.
