Stejně jako každý nově se objevující fenomén i SMART komunikace začíná rezonovat nejen mezi obcemi a městy po celé České republice, ale i mezi firmami, které chtějí tohoto fenoménu využít. Při výběru nového komunikačního systému je proto třeba si všímat maličkostí, které mohou znamenat propastný rozdíl mezi kvalitní službou a nefunkční náhražkou. Připravili jsme pro vás proto pár tipů, které vám pomohou se rozhodnout informovaně. V tomto článku se budeme věnovat systémům obecně. V dalším článku se potom rozepíšeme o jednotlivých komunikačních kanálech.

Aktivační poplatky nevydají ani hlásku, ale stále rostou?

U některých projektů může být cena aktivace zdarma. Tomu  ale může odpovídat i klientský servis, rychlost vývoje systému a úroveň zabezpečení osobních údajů Vašich občanů.

Před objednáním systému za pohádkovou cenu si tedy raději ověřte, jestli se vás nebudou týkat skryté poplatky nebo omezený klientský servis. Probíhá školení osobně a ZDRAMA? Po Skypu nebo u Vás v kanceláři? Platí se cestovné? A co vícenáklady za personalizaci materiálů? Jak bude zajištěna bezpečnost osobních údajů? Pokud na tyto otázky není dodavatel systému schopen uspokojivě odpovědět, buďte obezřetní.

Ztraceno v překladu? Počet komunikačních kanálů nic neznamená

U komunikačních kanálů vždy neplatí, že čím více jich je, tím je systém ucelenější. Je třeba si uvědomit, že sociální sítě ani web nejsou komunikační kanály nýbrž platformy, tedy média pro publikování aktualit a konzistenci zobrazení těchto aktualit nejde často ani ovlivnit, ani měřit.

Automatické vložení zprávy na více různých míst může také snižovat efektivitu informování. Tím, že zprávy nejdou přizpůsobit pro jednotlivé kanály, buď posíláte pouze útržkovité informace e-mailem, nebo naopak zbytečně utrácíte za převedení dlouhého textu z e-mailu do několika SMS.  A status na Facebooku má bez přidané fotografie stejně jen mizivé procento zobrazení.

Intuitivita systému vám ušetří čas i nervy při každodenním provozu

Velkou součástí každého komunikačního systému je jeho uživatelská přívětivost. Zastaralé, ošklivé nebo nepřehledné systémy povedou pravděpodobně k nižší efektivitě jejich užívání a tím pádem ke zbytečné investici za nákup takového systému. Před nákupem se tedy vždy ujistěte, že je systém, se kterým budete pracovat maximálně intuitivní. Jen tak bude práce s ním radostí a ne starostí navíc.

Ptejte se také na podporu po zavedení komunikačního systému. Hledejte firmu, která Vám bude partnerem po celou dobu využívání komunikační platformy a nenechá Vás v tom, jakmile přijdou peníze na účet.

Zkušenosti a historie firmy jsou důkazem místo slibů

Důležitým ukazatelem spolehlivosti každého systému a výhodnosti každé nabídky je také firma, kterou nabídku předložila.  Pozor na firmy, které vznikly před pár měsíci za zelené louce a komunikaci se věnují okrajově a jen proto, že tam v tuto chvíli vidí „díru na trhu“. Rozhled i zkušenosti takových firem s komunikačními systémy velmi omezené. To se může projevit na kvalitě služeb.

Zjistěte si proto, co má firma za sebou. Vyžádejte si seznam spokojených klientů z Vašeho okolí a spojte se se zastupiteli podobných obcí, které mají se službou zkušenosti. Osobní doporučení je tím nejsilnějším argumentem. Zeptejte se také, kolik obcí již službu využívá. To, že služby fungují pro několik malých obcí nemusí znamenat, že vydrží nápor tisíců a milionů zpráv v desítkách nebo dokonce stovkách obcí.