Sběr kontaktů na občany je jedním z hlavních předpokladů pro efektivní komunikaci s občany. Kontakty na občany Vám umožní je informovat nejen o každodenních záležitostech, stejně jako o krizových událostech ve Vaší obci či městě. Ruku v ruce s přímou komunikací s občany a sběrem kontaktů však jde povinnost, zaregistrovat se jako obec u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Splněním této povinnosti mohou občané i instituce nejen zkontrolovat, kdo a jakým způsobem osobní údaje zpracovává, ale také potvrdit sounáležitost tohoto zpracování se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Pro dokreslení této povinnosti budou v tomto článku použity citace Úřadu pro ochranu osobních údajů.
„Oznamovací povinnost se vztahuje výlučně na správce osobních údajů. Ne na zpracovatele, ani jiné osoby, které se na zpracování podílejí. Oznámení o zpracování musí správce učinit ještě před zahájením samotného zpracování.“
Zapsat se do registru ÚOOÚ tedy mohou bohužel pouze samy obce. Abychom jim však tuto registraci co nejvíce usnadnili, připravili jsme návod, který krok po kroku ukazuje, jak registrační formulář vyplnit.
„Po vyplnění oznamovatel formulář odešle a systém jej informuje o úspěšném odeslání. Podat oznámení je rovněž možné zasláním vyplněného formuláře ve formátu pdf datovou schránkou nebo e-mailem s elektronickým podpisem nebo zasláním vytištěného a ručně vyplněného formuláře poštou nebo oznámení podat bez použití formuláře.“
Jeden zápis do registru může být použitý pouze pro jeden účel zpracování osobních údajů. První registrací nicméně obec získá registrační číslo. „Registrační číslo je počítačem generované číslo, které je přiděleno registrovanému správci a pod kterým je evidován v registru zpracování vedené Úřadem.“ Toto číslo by mělo být použito pro všechny ostatní zápisy do registru, aby se další zápisy přiřadily ke správné obci a nebylo nutné znovu vypisovat kontaktní údaje.
